文书档案整理：守护历史，服务未来

　　引言

　　文书档案，作为机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的记录，是历史的真实写照，也是未来决策的重要依据。它涵盖了命令、指示、决定、布告、请示、报告等多种形式，记录着单位的发展历程、重大决策、业务活动等各个方面。

       做好文书档案整理工作，对于保存历史记忆、推动单位发展、促进社会进步都具有至关重要的意义。

　　文书档案整理的重要性

　　历史价值的传承

　　文书档案是一个单位、一个地区甚至一个国家历史发展的见证。通过整理文书档案，我们能够将过去的经验、教训和智慧保存下来，为后人了解历史、研究历史提供宝贵的资料。例如，企业的文书档案可以记录其创业历程、技术创新、市场拓展等方面的情况，这些档案对于企业自身的文化传承和未来发展具有重要的参考价值；政府机关的文书档案则可以反映国家的政治、经济、文化等方面的发展变化，对于研究国家历史和社会变迁具有不可替代的作用。

　　决策依据的提供

　　在当今信息时代，决策的科学性和准确性对于单位的发展至关重要。文书档案中包含了大量的历史数据、业务信息和决策记录，这些信息可以为单位的决策提供有力的支持。通过对文书档案的整理和分析，我们可以了解单位的发展趋势、市场需求、竞争对手等情况，从而为制定科学合理的发展战略和决策提供依据。例如，企业在进行市场拓展时，可以通过查阅以往的市场调研档案，了解市场需求和竞争态势，从而制定出更加有效的市场营销策略。

　　工作效率的提高

　　文书档案整理可以使档案管理更加规范化、科学化，提高档案的查找和利用效率。当单位需要查阅相关档案时，能够快速准确地找到所需的文件，避免了因档案管理混乱而导致的查找困难和时间浪费。同时，规范的档案整理还可以减少档案的重复收集和整理，提高工作效率，降低管理成本。

　　文书档案整理的流程

　　文件材料的收集

　　文件材料的收集是文书档案整理的基础。收集的对象包括反映本单位主要职能活动的各类文件材料，如收文、发文、内部文件、会议文件、领导人讲话稿等。在收集过程中，要确保文件材料的齐全完整，不仅要收集以纸张为载体的文件，还要注意收集照片、录音、录像带等其他载体的文件。同时，要加强对“帐外”文件的收集，如领导外出开会带回的文件、机关内部形成的规章制度等。

　　分年度

　　按照文件所形成的年度进行归档，不同年度的文件一般不得放在一起归档。但对于跨年度的请示与批复，应放在复文年归档，没有复文的则放在请示年归档。

　　确定归档范围

　　明确文件材料的归档范围和不归档范围是非常重要的。归档范围包括具有查考价值的文件，如本单位的工作计划、总结、报告、合同、协议等；不归档范围主要包括没有查考价值的文件和重复性文件，如上级机关普发的供参阅而不需办理的文件、本机关单位的重份文件等。

　　分类

　　文书档案的分类方法有多种，常见的有年度分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法。对于档案较少的单位，可以采用二级分类“年度+保管期限”；对于档案较多的单位，则可以采用三级分类“年度+机构(问题)+保管期限”或“年度+保管期限+机构(问题)”。

　　立卷（整理成件）

　　在立卷归档工作中，要注意以本单位形成的文件材料为重点，确保文件材料的齐全完整。具体包括正件与附件齐全、正本与定稿齐全、同一问题的请示与批复齐全等。同时，要加强对“帐外”文件和业务文件的归档。

　　分保管期限

　　按照国家新的规定，2006年起的文书档案的保管期限划分为永久、定期（分30、10年）两种。永久保管的档案是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案；定期保管的档案是反映本单位一般工作活动，在一定时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料。

　　文件排列

　　文件排列可以按时间先后排列，以文件落款时间作为归档时间，按先后顺序排列；也可以按上下级关系排列，从大到小顺序排列，先排上级机关，再排本级机关和下级机关。

　　装订

　　一般以每份文件为一件进行装订，装订时要遵循正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后的原则。

　　编号

　　归档文件应依排列次序逐件编号，在文件首页右上角空白位置加盖归档章并填写相关内容。同年度和期限的文件连续编号，换盒时也要连着编；不同年度和期限的文件另外编号。

　　文书档案整理中存在的问题及解决措施

　　档案意识淡薄

　　部分人员对档案工作的重要性认识不足，档案意识淡薄，影响了档案工作的开展。解决这一问题需要加强档案宣传教育，提高全体人员对档案工作重要性的认识，增强档案意识。例如，可以通过举办档案知识讲座、发放宣传资料等方式，普及档案知识，提高大家对档案工作的重视程度。

　　基础设施差，经费紧缺

　　由于财政困难，档案装具、材料、消防设施等达不到上级部门对档案管理的要求，影响了档案的保管和利用。解决这一问题需要争取上级部门的支持，加大对档案工作的经费投入，改善档案保管条件。同时，要合理利用现有资源，提高经费使用效率。

　　档案人员专业知识不强，队伍不稳定

　　档案人员缺乏专业的档案管理知识和技能，且人员变动频繁，导致档案管理质量不高。解决这一问题需要加强档案人员的业务培训，提高其专业素质和业务能力。可以定期组织档案人员参加专业培训课程、学术交流活动等，不断更新知识，提高业务水平。同时，要建立健全档案人员考核机制，稳定档案人员队伍。

　　结论

　　文书档案整理是一项系统而复杂的工作，它不仅关系到单位的历史传承和发展，也关系到社会的进步和繁荣。在当今信息化时代，我们要充分认识到文书档案整理的重要性，不断完善档案整理的流程和方法，加强档案管理的规范化和科学化建设。同时，要积极解决文书档案整理中存在的问题，提高档案管理的质量和效率，为单位的发展和社会的进步提供有力的支持。通过我们的努力，让文书档案成为连接过去、现在和未来的桥梁，为人类文明的发展做出更大的贡献。